La Oficina de Planeación se permite informar que estamos en proceso de optimizar los canales de comunicación y respuesta de las solicitudes de adecuación de espacio, para esto se dispuso un correo electrónico para las decanaturas y jefes de área o dependencia a través de la siguiente dirección solicitudesadecuacionesplanea@utp.edu.co
Esta medida se adoptó para facilitar el proceso al usuario y lograr una mayor eficiencia en la recepción y seguimiento de solicitudes al interior del campus.
Los usuarios deberán remitir previamente la solicitud a la decanatura o jefe del área o dependencia para que esta sea revisada y enviada al correo dispuesto por la Oficina de Planeación, lo anterior a modo de informar las intervenciones requeridas y contar con un primer filtro de validación, que, en caso de ser aceptada, se priorice el orden de atención de forma adecuada.
La solicitud deberá contar con información escrita que permita entender el requerimiento, para lo cual, el remitente deberá relacionar como mínimo los siguientes aspectos:
Ubicación: (número de edificio, piso)
Descripción:
Objetivos:
Se precisa que:
- La Oficina de Planeación y su área de gestión estratégica del campus, tiene dentro de sus actividades, las relacionadas con adecuaciones de espacio y
- La Oficina de Mantenimiento se encarga de reparaciones menores y mejoras puntuales
Diferencia que el usuario deberá considerar al momento de elegir a qué dependencia enviar el requerimiento.
Una vez recibida la solicitud por parte de la decanatura o jefe del área o dependencia, el equipo técnico de la Oficina de Planeación agendará la visita para el levantamiento de necesidades con los usuarios.
Es preciso recordar que los procesos de adecuación de espacio requieren de tiempo para su fase de planeación y contratación además de estar sujetos en buena medida de la disponibilidad presupuestal y los requerimientos registrados por otras dependencias.